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È evidente che non si riusciva a essere a pari col lavoro

Ciao, sono Paola impiegata amministrativa del Comitato CRI di Borgomanero, il mio Comitato ha nel suo organico 234 volontari (2019) e 6 dipendenti. Io sono l’unica persona addetta al lavoro di ufficio, occupandomi di amministrazione e segreteria e quando necessario anche di gestire il centralino.

Ora è evidente che non si riusciva a essere a pari col lavoro. Registrare viaggi fatturare nei termini fare Bilancio rendicontazioni etc. etc. Spesso fatturavamo anche in ritardo di mesi.

Abbiamo deciso di utilizzare FOGLIO Fast per riuscire a svolgere al meglio la gestione dei viaggi e non solo ma anche per risolvere il problema della privacy.

Prima molta carta restava in centralino e sui mezzi e quindi il rischio di divulgare dati sensibili era alto, inoltre si compilavano più fogli di servizio, ora si compila un unico Foglio Fast.

Non è stato immediato l’utilizzo di FOGLIO Fast abbiamo gestito il cambio utilizzando anche i vecchi metodi (cosa che chiaramente ha un po’ innervosito chi doveva compilare sia Foglio Fast che i vecchi ordini di servizio) ma alla fine nel giro di 6/8 mesi siamo giunti alla Pari col lavoro di inserimento e fatturazione.

Oggi ogni giorno si inseriscono i viaggi del giorno.

Si fatturano i privati del giorno precedente e si riesce a gestire cassa banca registrazioni contabili tutto giornalmente e direttamente su Gestione CRI.

A fine mese il primo del mese inviamo i dati relativi ai viaggi alla nostra azienda Ospedaliera di riferimento e nel giro di pochi giorni ad ok in mano si fattura il mese precedente.

Credo di poter dire che i risultati sono veramente Ottimi.

L’impianto del nuovo metodo sicuramente non è semplice, istruire i volontari all’utilizzo non ha risposta immediata, ma alla fine con un po’ di buona volontà e spirito di collaborazione si può fare.

Per quanto mi riguarda sono soddisfatta e penso di poter dire che è uno strumento alquanto utile a migliorare il proprio lavoro.

Impiegata amministrativa della CRI di Borgomanero (NO)
Paola Camurri

Dovessi descrivere FOGLIO Fast, Semplice e non impegnativo

Prima dell’utilizzo di FOGLIO Fast, qual’era la problematica più sentita?

Dovevo andare in giro per il comitato a rintracciare gli autisti per chiedergli le informazioni che si erano dimenticati di scrivere sul rapportino.

Oggi, con l’utilizzo di FOGLIO Fast, cosa è cambiato?

Nel complesso, eseguiamo più operazioni rispetto a prima.

Oggi dobbiamo inviare i Fogli di uscita a Gestione CRI e poi devo convertirli in Fogli di viaggio.

Ma se andiamo a tirare le somme, le operazioni in più, ci consentono, a fine giornata, di risparmiare molto tempo.

Impiegavo un sacco di tempo nel controllare che i km percorsi dal mezzo fossero stati scritti correttamente dall’autista e che fossero sequenziali.

Molto spesso mi trovavo con dei “buchi” di km senza avere neanche il rapportino perché si erano dimenticati di restituirlo.

Adesso, FOGLIO Fast mi mette subito in evidenza se ci sono dei “buchi” e incrociando i Fogli di uscita con le prenotazioni, riesco a risalire immediatamente al rapportino mancante.

Il Foglio di uscita mette in evidenza le informazioni che il volontario deve chiedere al trasportato, fa si che abbiamo tutti i dati per la fatturazione. Anche se alcuni volontari continuano a non prendere tutti dati.

Il riconoscimento inizialmente non era perfetto ma nel tempo e migliorato molto, adesso, nella maggior parte dei casi, devo solo confermare quello FOGLIO Fast ha riconosciuto.

Poi ci sono quei fogli che proprio non riesce a riconoscere, ma lo capisco, a volte sono scritti così male che neanch’io riesco a capire cose c’è scritto.

Anche l’aggiunta del codice a barre ha ridotto i tempi di conversione, adesso vado spedita.

Cosa dicono i volontari del nuovo sistema?

A molti piace, le informazioni per il servizio sono tutte presenti sul Foglio di uscita in modo chiaro e leggibile.

Alcuni non riescono ad abituarsi, sono ancora legati al loro “pizzino” dove si scrivono manualmente i dati del servizio.

Il nostro obiettivo è quello di fare in modo che tutti utilizzino il nuovo metodo.

Dovessi descrivere FOGLIO Fast con un aggettivo, cosa diresti?

Semplice e non impegnativo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ufficio Amministrativo della CRI di Settimo Torinese (TO)
Lorena Anzanel

Apprezzo molto che il sistema mi segnala se ci sono errori nei km

Sono già diversi anni che uso questo sistema per il caricamento dei servizi e quando usavo il vecchio metodo ero costretta ad inserirli uno ad uno e non sempre ero in grado di capire la calligrafia dell’autista.

Inoltre il Comitato di Piossasco svolge un elevato numero di servizi e quindi caricarli a mano stava diventando pesante.

Da quando ho iniziato ad usare FOGLIO Fast mi sono resa conto che ora il mio lavoro e molto più semplice e che ho ottenuto un grande risparmio di tempo.

Dal PC vengono stampati i fogli di uscita poi basta scansionarli e inviarli al sistema e a me resta solo il compito di verificarli e convertirli e soprattutto non devo più impazzire per capire cosa vi sia scritto.

Quello che apprezzo di più è il fatto che quando mi capita di dover cancellare un certo numero di servizi, perché mi sono accorta di aver sbagliato, non devo più inserirli nuovamente uno ad uno ma basta effettuare la conversione dei relativi fogli di uscita e in questo modo impiego meno tempo.

Un’altra cosa che apprezzo molto è che ora il sistema mi permette di vedere se ci sono errori nei km dei mezzi e quindi correggerli.

Una caratteristica a cui non potrei rinunciare è il modulo delle prenotazioni.

Prima al centralino avevamo un programma a parte per le prenotazioni e quindi quando qualcosa non mi quadrava e volevo effettuare delle verifiche dovevo scendere al piano di sotto.

Ora che viene usato un unico programma ho tutto a portata di mano e quindi ho la possibilità di consultare le prenotazioni comodamente dal mio PC.

Questa per me è una grandissima comodità.

Il supporto tecnico è molto valido perché in breve tempo sa risolvere le varie problematiche che mi si presentano ed è sempre disponibile ad effettuare le modifiche che richiediamo.

Consiglierei questo sistema ad altri Comitati perché è molto semplice da usare ed è intuitivo.

Ritengo che sia un ottimo sistema gestionale che sa adattarsi ai bisogni dei Comitati CRI e che si migliora sempre per rendere più facile il nostro lavoro.

Ufficio Amministrativo della CRI di Piossasco
Federica Mora

Oggi è tutto più semplice, prendo nota della prenotazione direttamente in Gestione CRI

Prima dell’utilizzo di FOGLIO Fast, qual’era la problematica più sentita?

Segnavo su di un’agenda tutte le prenotazioni che ricevevo e poi dovevo copiarle sul foglio Excel per organizzarle in base all’orario e ai mezzi a disposizione.

Oggi, con l’utilizzo di FOGLIO Fast, cosa è cambiato?

Oggi è tutto più semplice, prendo nota della prenotazione direttamente in Gestione CRI. Con il “Duplica” e il “Crea ritorno” inserisco, in un attimo, più prenotazioni per lo stesso trasportato, mentre prima dovevo riscrivere i gli stessi dati in più pagine dell’agenda.
Alcune volte dovevo richiamare le persone perché mi ero dimenticata di chiedere delle informazioni o perché, dalla fretta, scrivevo male delle parole. Adesso le informazioni sono tutte presenti e scritte correttamente, inoltre il modulo prenotazione mi guida durante la telefonata non facendomi dimenticare nulla.
Anche l’organizzazione è diventata più semplice, i servizi vengono in ordine di orario, compresi i ritorni. La stampa dell’Excel è praticamente fatta da Gestione CRI, sistemo qualcosina e la consegno al centralino.

Dovessi descrivere FOGLIO Fast usando un aggettivo, cosa diresti?

Semplice e pratico.

Ufficio Gestione servizi della CRI di Settimo Torinese (TO)
Valentina Chiarenza