Quante volte ti è capitato di dover controllare una fattura elettronica fornitore?
Verificare che tutte le voci fossero corrette e che gli importi “quadrassero” con quello stabilito.
A me personalmente, ogni volta, sale lo sconforto.
Quando mi trovo a dover fare queste verifiche, per capirci meglio sono costretto a stamparla.
Ma a questo punto, la situazione peggiora ulteriormente.
Lo sconforto si trasforma in isteria. 😡 Pagine e pagine di informazioni senza una logica apparente.
Mi ritrovo a scorrere più e più volte le stesse pagine per trovare l’informazione che mi serve.
Ironia della sorte, non la trovo mai nella stessa posizione!
Adesso Gestione CRI ha messo ordine a tutto questo.
Puoi stampare le tue Fatture elettroniche in un formato UMANO.
Tutte le informazioni organizzate in modo chiaro, semplice e sempre allo stesso posto.
Se ti interessa approfondire l’argomento o semplicemente sei curioso di provare questa funzionalità, nella guida trovi le istruzioni per utilizzarla al meglio (voce Gestione CRI – Prisma dal menù Strumenti >> Scarica guida paragrafo Fatture Elettroniche paragrafo Stampare una Fattura Elettronica di acquisto).
Una funzionalità presente in Gestione CRI che non tutti sfruttano a pieno.
La gestione delle patenti!
Per ogni socio puoi inserire le patenti che possiede, sia quelle civili che quelle CRI.
Inserendo la data di scadenza, il sistema ti avvisa quando uno dei tuoi autisti ha la patente in scadenza.
Lo stesso socio viene avvisato, direttamente su Timbro, che la sua patente è in scadenza.
Con il filtro avanzato dei Soci, usando la voce Categoria patente, puoi ricercare tutti i possessori di una particolare categoria. In questo modo saprai sempre chi contattare in tutte le situazioni.
Se ti interessa approfondire l’argomento o semplicemente sei curioso di provare questa funzionalità, nella guida trovi le istruzioni per utilizzarla al meglio (voce Gestione CRI – Prisma dal menù Strumenti >> Scarica guida paragrafo Patenti e Scadenza patenti).
Come già sai, il tuo Comitato può richiedere l’agevolazione sui carburanti utilizzati per le ambulanze.
Per richiedere l’agevolazione occorre presentare la domanda direttamente all’ufficio dell’Agenzia delle Dogane completa di tutte le informazioni richieste.
L’operazione per preparare i vari prospetti è spesso molto lunga ed articolata.
Occorre recuperare tutti i litri acquistati per il trimestre, conteggiare i km percorsi UTF e non, per poi non parlare dei calcoli finali per predisporre la lettera accompagnatoria.
La funzionalità Prospetti UTF di Gestione CRI ti consente di gestire tutto questo in modo semplice ed automatico.
Tu scegli il trimestre e con una semplice procedura guidata, ti vengono proposti:
Ed in fine, ti prepara anche la lettera accompagnatoria, già compilata con tutti i dati e gli importi del rimborso.
Ti rimarrà solamente da stampare, firmare ed inviare il plico.
Utilizzando la funzionalità Prospetti UTF, potrai richiedere il rimborso senza accumulare inutili ritardi.
Se ti interessa approfondire l’argomento o semplicemente sei curioso di provare questa funzionalità, nella guida trovi le istruzioni per utilizzarla al meglio (voce Gestione CRI – Prisma dal menù Strumenti >> Scarica guida paragrafo Prospetti UTF).
Oggigiorno, la tecnologia ci da una grossa mano per comunicare in modo veloce con le persone; possiamo utilizzare moltissimi sistemi, SMS, E-mail, WhatsApp, Telegram, ecc..
Ma questa varietà di possibilità si porta dietro dei problemi.
Recuperare il contatto, scrivere il testo sulla piccola tastiera dello smartphone, selezionare solo i destinatari del messaggio, sono solo alcune delle difficoltà che possiamo incontrare.
In ultimo, non per importanza, sapere se il messaggio è stato letto o meno.
La funzionalità Comunicazioni di Gestione CRI ci da una grande mano.
Scegliere i destinatari e semplificato da diversi filtri messi a disposizione come Specializzazione, Squadra, Area, Tipo di patente, ecc..
Decidi tu dove la comunicazione dovrà essere letta, potrai scegliere tra AmicoCRI, E-mail, Timbro o Tabellone TV.
Tutti i messaggi inviati sono sempre disponibili in un unico posto, dove potrai anche vedere se il messaggio è stato letto o meno.
Se ti interessa approfondire l’argomento o semplicemente sei curioso di provare questa funzionalità, nella guida trovi le istruzioni per utilizzarla al meglio (voce Gestione CRI – Prisma dal menù Strumenti >> Scarica guida paragrafo Comunicazioni).
Oggi è sempre più importante condividere l’informazione, fare in modo che tutti siano informati ed aggiornati nel minor tempo possibile.
In questo senso, una grossa mano te la può dare il modulo Turni.
Oggi non ti parlerò delle sue funzionalità ma bensì di una sua appendice, il Tabellone TV.
Il Tabellone TV è utilizzato per informare e per tenere aggiornati i volontari ed i dipendenti sui servizi da svolgere.
Lascia che ti spieghi cos’è e come ti può aiutare nell’organizzazione del tuo Comitato.
Si prende un televisore, un 50” sarebbe l’ideale ma anche più piccolo funziona lo stesso, lo mettiamo in un luogo ben visibile (es. ingresso, centralino, sala ricreazione) e il gioco è fatto!
Voglio essere sincero, c’è anche la configurazione del modulo, ma quella ce la vediamo noi 😉
La grafica semplice ed i caratteri molto grandi, consentono a chiunque di vedere quali servizi, l’equipaggio e l’orario a cui farli.
Assegnando colori diversi ai calendari dei servizi, è possibile far riconoscere immediatamente il calendario visualizzato.
Il servizio scoperto è messo in evidenza in modo che siano immediatamente riconoscibile, dando la facoltà al volontario di adoperarsi per coprirlo.
In tempo reale sono mostrate tutte le informazioni della settimana corrente e di quella successive dei diversi calendari.
Se il Responsabile turni effettua dei cambiamenti al calendario dei servizi, questi saranno subito disponibili sul Tabellone TV.
Anche quando un volontario dà la propria disponibilità usando AmicoCRI, il Tabellone TV sarà subito aggiornato.
Niente più fogli di carta pieni di correzioni appesi al centralino, consultare i turni sarà semplice come guardare la TV.
L’adozione della fatturazione elettronica ci ha portato ulteriori adempimenti da rispettare ma anche diversi vantaggi.
Oggi ti parlo dei vantaggi perché, per farti rispettare gli adempimenti, ci pensa il nostro modulo Fatture Elettroniche.
Il primo beneficio degno di nota è la riduzione dei tempi e dei costi necessari per la stampa, l’imbustamento e la spedizione della fattura.
Un ulteriore beneficio è la gestione della relazione con il cliente. La notifica di consegna ci informa quando riceve la fattura.
Ed in ultimo, la conservazione sostitutiva elimina i costi per la gestione dell’archivio cartaceo.
Oltre ai benefici è stata aggiunta anche una nuova incombenza. Per conoscere la situazione delle fatture elettroniche, dobbiamo controllare periodicamente lo stato dei documenti elettronici (es. notifiche di accettazione, di errore, ecc..).
Nell’ottica di semplificarti questa incombenza, abbiamo aggiunto in Gestione CRI un nuovo sistema di avvisi.
Una notifica ti informa quando ricevi nuovi messaggi su Fatture Elettroniche e su Fatture PA e, cosa importante, ti avvisa quando ricevi le nuove fatture elettroniche dai tuoi fornitori.
In questo modo, non dovrai più visionare periodicamente la pagina dei documenti elettronici per controllare se sono arrivate nuove fatture o sono in errore ma, lo potrai fare solo quando riceverai la notifica.
Se ti interessa approfondire l’argomento o semplicemente sei curioso di provare questa funzionalità, nella guida trovi le istruzioni per utilizzarla al meglio (voce Gestione CRI – Prisma dal menù Strumenti >> Scarica guida paragrafo Gestione delle notifiche voce Fatture elettroniche e Fatture PA).
Se utilizzi Prisma, sarà successo anche a te di inserire diverse prime note simili, come per esempio Rimborsi spesa mensili, Pagamento stipendi, Versamento cassa, ecc… e solo dopo renderti conto che la nota breve era scritta a volte in maiuscolo ed altre in minuscolo.
Ti confesso che a me da parecchio fastidio, al punto che, quando me ne accorgo, le riapro una ad una per uniformarle.
Magari è solo una mia mania, ma avere la nota breve uniforme mi dà l’impressione che le scritture di prima nota siano più ordinate. 😉
Per migliorare questo aspetto, abbiamo aggiunto al modulo Causali contabili il nuovo campo Nota breve che, se compilato, viene riproposto in prima nota.
Ti faccio un esempio:
Ho una causale contabile denominata Rimborso spese dove nel campo Nota breve è stato inserito il testo Rimborso spese mese di
Adesso, ogni volta che registro un rimborso spese mensile, nella nota breve della prima nota, viene proposto in automatico il testo Rimborso spese mese di dove poi aggiungo solo il nome del mese.
In questo modo, sono più rapido nell’inserimento e ho la nota breve sempre scritta nello stesso modo.
Il mio è solo un esempio, ma la puoi utilizzare per svariate causali:
La causale contabile è uno strumento molto potente e versatile, se configurato correttamente ti può aiutare ad inserire in modo corretto e veloce una scrittura di prima nota. Per questo motivo ho deciso di preparare altri articoli su questo argomento.
Man mano che li concludo, li pubblicherò sul blog.
Chi più chi meno, tutti quanti dobbiamo fare rifornimento per fare camminare i nostri mezzi. Inoltre, quando ci arriva la fattura, dobbiamo controllare che la compagnia petrolifera ci abbia addebitato il giusto costo.
Per facilitare questa verifica abbiamo aggiunto all’anagrafica dei mezzi il pannello Acquisto carburante dove potrai inserire i dati dei rifornimenti eseguiti.
Potrai registrare il numero della carta, la data, i km, l’importo, la quantità, ecc.. tutte informazioni da controllare con il riepilogo che la compagnia petrolifera invia assieme alla fattura.
Inoltre è possibile esportare questi dati per elaborare statistiche sui consumi del carburante dei mezzi in funzione dei km percorsi.
Ma il punto forte di questa nuova funzionalità l’ho voluto conservare per la fine 😉
I dati inseriti nel pannello Acquisto carburante, saranno utilizzati per proporre i litri acquistati del singolo mezzo nei prospetti UTF.
In questo modo, la domanda di rimborso delle accise sui carburanti sarà praticamente tutta compilata, dovrai solamente visionarla e stamparla.
Se ti interessa approfondire l’argomento o semplicemente sei curioso di provare questa funzionalità, nella guida trovi le istruzioni per utilizzarla al meglio (voce Gestione CRI – Prisma dal menù Strumenti >> Scarica guida paragrafo Mezzi).
Più il tempo passa e più gli archivi si riempiono di anagrafiche non più utilizzate, un mezzo alienato, un cliente che ha cambiato partita IVA, soci trasferiti.
Vuoi per le regole di Gestione CRI, voi perché non è corretto fare sparire 😉 un cliente a cui abbiamo emesso fattura, le nostre anagrafiche diventano sempre più “pasticciate”.
Per evitare il proliferare di anagrafiche inutili, è possibili nasconderle conservando comunque il pregresso ed ottenendo elenchi più “puliti”.
Adesso ti spiego come puoi farlo.
Prendiamo ad esempio i clienti, ma la stessa cosa la potrai fare anche per altre anagrafiche.
Da questo momento in poi, il cliente non sarà più selezionabile dai nuovi fogli di viaggio, dalle fatture, dalle prime note, ecc…
Rimarrà comunque presente sul pregresso.
Inoltre, nella griglia principale dei clienti, sulla destra del filtro rapido, c’è l’opzione Filtra. Selezionando la voce desiderata (es. Solo attivi) la griglia visualizzerà solamente le anagrafiche dei clienti attivi.
Ricorda che il filtro scelto rimarrà lo stesso fino a quando non sarà cambiato.
